Missions

Organization (in french)

• Telephone de Catherine Baccaert:
  01 64 15 35 72
  
  
• Site web interne pour les missions Notilus
  voir aussi la notice de notilus
  
  
• Pour declarer un OM (ordre de mission):
  0. declarer l'OM, 15 jours avant la mission
  1. aller dans l'accueil (icone de la maison en haut a droite)
  2. aller dans Ordres de mission: cliquer sur creation
  3. choissir type classique
  4. Objet: invitation, ou cours, ou reunion avec ...; ne pas mettre le mot "mission"
  5. saisir les dates et heures d'avion souhaitees
  6. Lieu: indiquer la ville (et non pas le nom de l'universite)
  7. case a droite Agence de voyage: decocher la case si le billet d'avion n'est pas pris via Notilus; cocher la case si le billet d'avion est pris via Notilus
  8. cliquer sur la case informations complementaires pour derouler un menu, et choisir la residence de depart et d'arrivee
  (residence familiale ou bien administrative (=cermics)), ou bien ne choisir ni l'une ni l'autre, mais preciser les adresses de depart et d'arrivee.
  9. dans le cadre Remarques: indiquer le nom du contrat pour payer la mission et les depenses
  que l'on souhaite faire couvrir par le contrat (billets, taxis, frais d'hotel, frais de repas)
  10. Affectation analytique:
  remplir le code activite = R-valo
  Ne pas remplir les rubriques: EC; Code Ressources et Objet de Cout; Convention.
  11. Aller dans Mon voyage, si demande de billets
  12. Si demande de frais:
  envoyer un email a:
  sec AT cermics.enpc.fr
  en indiquer le nom du contrat pour payer la mission et les depenses que l'on souhaite faire couvrir par le contrat (billets, taxis, frais d'hotel, frais de repas)
  13. Finir en enregistrant (icone en haut, en forme de disquette)
  14. Puis se deconnecter en cliquant sur l'icone rouge marquee d'une croix, en haut a droite.
  
  
• Pour declarer une indemnite dejeuner et/ou diner:
  1. prevoir un OM (15 jours avant) pour y rattacher l'indemnite.
  2. l'indemnite et limitee a 15,25 euros par repas (dejeuner ou diner) en France.
  3. preciser le contrat sur lequel est payee cette indmnite.
  
  
• Pour declarer un AFR (Attestation de frais de repas):
  0. cela permet de payer des repas d'un prix superieur a 15,25 euros, si il y a au moins 2 participants au meme repas (un invite et un invitant).
  1. prevoir un OM (15 jours avant) pour y rattacher l'AFR
  2. remplir le formulaire
  en indiquant la liste des invites (nom, prenom, et institution de rattachement);
  3. indiquer aussi le contrat sur lequel payer les frais.
  4. Fournir au secretariat la facture originale (et non un scan) et le recu de carte bleue
  
  
• BUC (Bon unique cantine):
  0. uniquement pour payer un dejeuner a un chercheur exterieur invite
  1. paye uniquement sur budget etat de l'equipe qui invite
  2. remplir ce formulaire
  3. envoyer (au plus tard le jour meme) un email a
  sec AT cermics.enpc.fr
  en indiquant nom et prenom de l'invite et la date du repas
  
  
• Pour prendre en charge un deplacement en voiture:
  0. 15 jours avant, demander la creation d'un OM avec frais kilometriques et envoyer par email au
  sec AT cermics.enpc.fr
  les documents suivants (par exemple un scan)
  1. copie de la carte grise du vehicule
  2. copie de la carte verte du vehicule (= assurance du vehicule)
  3. copie du permis de conduire
  4. un courrier de l'assurance qui prouve que les trajets professionnels sont couverts par ladite assurance
  5. remplir le formulaire
  
  
• Pour les depenses sur un contrat
  15 jours avant la mission
  ecrire un email a
  sec AT cermics.enpc.fr
  precisant son utilisation; a defaut le budget ne sera pas utilise a temps.
  
  
• Pour demander une lettre d'invitation au CERMICS
  1. 15 jours avant, envoyer un email au
  sec AT cermics.enpc.fr
  2. les nom et prenom de la personne accueillie
  3. les dates de la periode d'accueil
  4. ce que le cermics prend en charge
  5. sur quel contrat se fait la prise en charge
  
  
• Recapitulatif sur les missions
  1. BCM = Bureau Central des Missions (1 chef = Aurelie Louvet; + 3 employes)
  2. un profile doit etre cree pour toute personne nouvelle faisant une mission
  3. Billets d'avion
  a. les personnels de l'ecole doivent passer par Notilus
  b. les personnes exterieures a l'ecole peuvent acheter leurs billets elles-memes, cout de l'assurance annulation comprise (solution preferee par l'ecole), ou bien faire acheter leur billet par le secretariat du cermics. Attention, si les personnes exterieures a l'ecole achetent leur billets, puis annulent leur deplacement, l'ecole des Ponts ne pourra pas leur rembourser le billet.
  4. Hotel en France
  a. les personnels de l'ecole doivent passer par Notilus, et la nuitee est limitee a un remboursement de 60 euros par nuit
  b. les personnes exterieures a l'ecole peuvent reserver elles-memes leur hotel (solution preferee par l'ecole) avec un remboursement maximal de 90 euros par nuit; ces personnes peuvent vouloir faire prendre la reservation d'hotel par l'ecole, mais leur reboursement sera alors limite a 60 euros par nuit.
  
  
• Convention pour stagiaire de M2
  0. 2 mois avant, envoyer un email au
  sec AT cermics.enpc.fr
  avec les informations suivantes:
  1. son origine (institution d'ou il vient)
  2. les dates de son sejour au cermics
  3. son email
  
  
• Accueil d'une personne non financee
  0. 15 jours avant, envoyer un email au
  sec AT cermics.enpc.fr
  avec les informations suivantes:
  1. son NOM, prenom (et institution d'ou il vient)
  2. les dates de son sejour au cermics
  3. son email
  4. si co-encadrement de these, preciser les co-encadrants (institutions)
  5. le sujet (en 5 lignes par exemple)
  6. le passeport + visa
  7. autorisation/justificatif de son universite etrangere indiquant que cette personne est bien une personne employee de cette universite